في عالم اليوم الذي تسوده العولمة والتطور التكنولوجي، أصبح التواصل الخارجي عنصرًا أساسيًا في نجاح المؤسسات والشركات. فالتواصل مع الجمهور الخارجي، سواء كانوا عملاء، شركاء، مستثمرين، أو حتى وسائل الإعلام، يساهم في تعزيز صورة المؤسسة وتحقيق أهدافها الاستراتيجية. لكن كيف يمكن إدارة التواصل الخارجي بفعالية؟ هذا ما سنتناوله في هذا المقال.
ما هو التواصل الخارجي؟
التواصل الخارجي هو التواصل بين الشركة وأي أشخاص أو منظمات أو شركات خارجها. تستخدم الشركات التواصل الخارجي لتعزيز الوعي بعلامتها التجارية وتحسين صورتها العامة أو صورتها لدى الشركات الأخرى. العلاقات التجارية الجيدة والصورة الإيجابية للعلامة التجارية أساسيان لنجاح أي عمل تجاري. ويمكن للتواصل الخارجي الجيد أن يؤثر إيجابًا على نظرة منافسي الشركة والمستثمرين المحتملين والعملاء للشركة وعلامتها التجارية. ونتيجةً لذلك، يُعدّ التواصل الخارجي جزءًا أساسيًا من أي استراتيجية تسويقية ، ويلعب دورًا هامًا في نمو أي عمل تجاري. بينما إدارة التواصل الخارجي تعني توجيه الرسائل الإعلامية والتسويقية إلى الجمهور الخارجي، سواء من خلال العلاقات العامة، التسويق، أو الإعلام الرقمي. وتهدف إلى بناء علاقات قوية مع مختلف الأطراف وتعزيز سمعة المؤسسة في السوق.
ما هو الفرق بين التواصل الداخلي والخارجي؟
الاتصالات الداخلية والخارجية أدوات مفيدة للشركات. كلٌّ منهما يؤدي وظائف مختلفة، لكن كلا النوعين من خدمات التواصل طريقة يُحسّن
بها ويساعد الشركة على النمو. فالتواصل الداخلي هو تبادل المعلومات داخل المؤسسة بين الموظفين أو جهات داخلية أخرى، مثل المقاولين العاملين في الشركة. يشمل التواصل الداخلي رسائل البريد الإلكتروني، واستخدام الشبكة الداخلية أو أدوات إدارة المشاريع ، والاتصالات الهاتفية، والوثائق المكتوبة أو المنشورات التي يتلقاها الموظفون. يمكن للشركات استخدام التواصل الداخلي لتعزيز الشعور بالانتماء والهوية لدى الموظفين، أو لتوضيح رؤية الشركة ورسالتها وقيمها. كما يمكن للمديرين أو قسم الموارد البشرية استخدامها لتوصيل المعلومات العملية للموظفين. وعلى النقيض من ذلك، التواصل الخارجي هو أي تواصل بين الشركة والجهات الخارجية. هناك اختلافات واضح بين استراتيجية التواصل الداخلي والخارجي، فبينما تستخدم الشركات التواصل الداخلي لتحسين علاقات الموظفين وخلق بيئة عمل إيجابية ، فإن التواصل الخارجي عادةً ما يرتبط بتحسين العلاقات مع العملاء والجهات الخارجية الأخرى لزيادة المبيعات ونمو الأعمال.
ما هو هدف الاتصال الخارجي؟
تعد إدارة التواصل الخارجي جزءًا أساسيًا من أي عمل تجاري، إذ تساعد الشركة على التواصل مع عملائها والوصول إلى جماهير جديدة. وفيما يلي بعض أهداف التواصل الخارجي التي يُمكن للشركات تضمينها في استراتيجيتها التسويقية أو الاتصالية:
تحسين العلاقات مع العملاء
يُساعد التواصل الخارجي على الاحتفاظ بالعملاء الحاليين، ويُمكن أن يُساعد في اطلاعهم على المنتجات الجديدة، وبناء ولائهم للعلامة التجارية وتقاربهم معها. إن توفير سبل التفاعل لعملائك الحاليين والمحتملين مع شركتك سيساعد في إبقاء منتجاتك أو خدماتك في مقدمة اهتماماتهم، ويزيد من احتمالية اختيارهم لعلامتك التجارية عند اتخاذ قرارات الشراء.
مشاركة أصحاب المصلحة
يُمكن التواصل الخارجي العلامات التجارية من التفاعل مباشرةً مع أصحاب المصلحة الخارجيين. يُساعد هذا التفاعل على زيادة الولاء، ودعم العلامة التجارية ، والوعي بها. ومن أمثلة التواصل الخارجي التفاعلي الاستبيانات، واستطلاعات الرأي، وطلبات الملاحظات، وبرامج التوعية. ومن المهم أيضًا إبلاغ الشركاء والمساهمين والعملاء المهمين بأي تغييرات في العمل أو الأخبار التي قد تؤثر على علاقتهم بالشركة.
تعزيز الوعي بالعلامة التجارية
إن أسلوب تواصل الشركة، والكلمات التي تختار استخدامها، وحتى الصور التي تختار مشاركتها، والحفاظ على الرسائل المتسقة وصورة العلامة التجارية عبر القنوات العامة كلها عوامل تُسهم في بناء هوية العلامة التجارية المُختارة وتعزيزها، وتؤدي إلى بناء شعور بالتعرف والموثوقية، مما يبني الثقة مع أصحاب المصلحة الخارجيين، ويُساعد على بناء تقارب بين الشركة وعملائها، وجذب جماهير جديدة.
التواصل مع الموردين
التواصل الخارجي لا يقتصر على التسويق، وجذب العملاء فحسب، بل يُعدّ أيضًا بالغ الأهمية للحفاظ على العلاقات مع الموردين والبائعين فهم جهة خارجية رئيسية تعتمد عليها شركتك لتوفير احتياجاتها الأساسية. وجود نظام جيد للتواصل الداخلي والخارجي يضمن حصولك على ما تحتاجه وقتما تشاء، فمن خلال مشاركة المعلومات حول متطلباتهم، يمكن للشركات ضمان توافر مستمر للسلع والخدمات. كما أن التواصل الخارجي الفعّال مع الموردين يسهم في بناء علاقات عمل مستدامة تعود بالنفع على كلا الطرفين.
للاستفادة من معلومات المستهلك
لا يقتصر دور التواصل الخارجي على تمكين العلامات التجارية من الترويج لمنتجاتها في السوق فحسب، بل يتيح أيضًا فرصةً لاستخلاص رؤىً ومعلوماتٍ حول قاعدة عملائها. ما المنشورات التي تحظى بأكبر قدر من التفاعل؟ وما الذي حقق أكبر قدر من التفاعل؟ يساعد هذا النوع من البيانات العلامات التجارية على فهم سوقها بشكل أفضل وتصميم حملاتها التسويقية بناءً على ذلك.
زيادة الوعي بأهمية تقنيات التسويق
يمكن أن تعمل الاتصالات الخارجية، مثل: الحملات الإعلانية ومحتوى الموقع الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي، على تحسين الوعي بالعلامة التجارية وضمان معرفة الجمهور بالعمل. من خلال منشورات مواقع التواصل الاجتماعي، ونشر المدونات، وتوزيع النشرات الإخبارية، وبث الفيديو كلها أساليب مجربة ومختبرة لزيادة ظهور العلامة التجارية. لا يقتصر الأمر على الترويج المباشر للمنتج، بل يشمل أيضًا ضمان تعريف العملاء المحتملين بالعلامة التجارية. ويُعد التواصل الخارجي حجر الأساس في هذا النهج. لزيادة ظهورها وانتشارها، مما يُسهم في تحسين استقطاب العملاء والاحتفاظ بهم. لا توجد أكثر فعالية من مجرد الظهور والحضور في أذهان العملاء عند اتخاذهم قرارًا استهلاكيًا.
زيادة المبيعات ونمو الأعمال
بعد استخدام الاتصالات الخارجية لعرض صورة إيجابية، والحصول على دعم قوي من المستثمرين، وبناء علاقات قوية مع العملاء، يمكنك التطلع إلى زيادة الربحية ونجاح الأعمال وحفاظ الشركة على ميزتها التنافسية.
أنواع التواصل الخارجي
هناك عدة أنواع من التواصل الخارجي التي تستخدمها المنظمات والشركات للتفاعل مع العالم الخارجي، وتشمل هذه:
العلاقات العامة: يتضمن ذلك إدارة صورة العلامة التجارية وسمعتها. وتستخدم العلاقات العامة أساليب متنوعة، مثل النشر كضيف، والبيانات الصحفية، والتواصل مع المجتمع، لبناء المصداقية والثقة.
الدعاية والحملات الإعلانية: ربما يكون الإعلان أكثر أنواع التواصل الخارجي شيوعًا. يتضمن هذا النوع الترويج المباشر لمنتجات أو خدمات العلامة التجارية عبر التلفزيون أو المطبوعات أو وسائل التواصل الاجتماعي. ويُستخدم لجذب العملاء المحتملين، وتعزيز الوعي بالعلامة التجارية، وزيادة المبيعات.
وسائل التواصل الاجتماعي: يُعدّ النشر على مواقع التواصل الاجتماعي نهجًا عضويًا لتعزيز الوعي بالعلامة التجارية. بخلاف الإعلانات على مواقع التواصل الاجتماعي، التي تتضمن إنشاء إعلانات مدفوعة تظهر على صفحات المستخدمين، فإنّ النشر العضوي على مواقع التواصل الاجتماعي هو نشر العلامة التجارية مباشرةً من حساباتها. قد يكون التواصل مع العملاء المحتملين فعالاً للغاية، إلا أنه ينطوي على مخاطر. يُعدّ سوء استخدام وسائل التواصل الاجتماعي مصدر قلق رئيسي للعلامات التجارية اليوم، لذا من الضروري وضع سياسة واضحة لاستخدامها في جميع الحسابات الرسمية.
الاتصالات المؤسسية: التواصل المؤسسي هو نوع من التواصل الخارجي، يتضمن التواصل مع أصحاب المصلحة، مثل المستثمرين والهيئات التنظيمية وغيرها من العلامات التجارية. ويمكن أن يتخذ التواصل المؤسسي أشكالًا متعددة، مثل التقارير السنوية والبيانات الصحفية والقوائم المالية.
استراتيجيات فعالة لإدارة التواصل الخارجي
إدارة التواصل الخارجي تحتاج إلى بناء علاقات قوية مع الشركاء من خلال التعاون مع الشركاء الاستراتيجيين والعلاقات العامة القوية، يمكن أن يعزز ذلك الثقة ويحقق منافع متبادلة، ويساهم في تطوير الهوية المؤسسية وتحقيق التميز في السوق. و لتأسيس علاقات خارجية تساعدك على نجاح ونمو أعمالك. مجموعة المستشار سلطان الحكمي للاستدامة الاقتصادية هي الخيار المثالي لبناء علاقات استراتيجية وتعزيز عملية الأتمتة لضمان نجاح التحالفات، نساعدك في إنشاء وتطوير علاقات استراتيجية مع الشركاء والموردين لتعزيز التعاون ولتحقيق التنمية والنمو المستدام. فإذا كنت ترغب في إدارة التواصل الخارجي لبناء علاقات استراتيجية جديدة أو لتحسين علاقاتك الحالية لا تتردد في حجز استشارة معنا.
وختامًا، إدارة التواصل الخارجي ليست مجرد عملية إرسال واستقبال معلومات، بل هي استراتيجية متكاملة تهدف إلى بناء صورة إيجابية للمؤسسة وتعزيز علاقاتها مع الجمهور. من خلال تطبيق استراتيجيات فعالة واستخدام الأدوات المناسبة، يمكن للمؤسسات تحقيق نجاح كبير في سوق تنافسي متغير باستمرار.
