يعد التواصل المؤسسي أثناء الأزمات أداة أساسية للتعامل مع الأزمة بشكل فعال، والحفاظ على استقرار المؤسسات وسمعتها. فحين تواجه مؤسسة ما أزمة، فإن الطريقة التي تتواصل بها مع موظفيها، عملائها، والجمهور بشكل عام يمكن أن تحدد مدى قدرتها على تجاوز الأزمة بنجاح. في هذا المقال، سنناقش استراتيجيات التواصل المؤسسي الفعالة أثناء الأزمات، وأفضل الممارسات التي تساعد المؤسسات على التعامل مع الأزمات بشكل احترافي.
ما هو التواصل المؤسسي في الأزمات؟
التواصل المؤسسي في الأزمات هو العملية التي تعتمدها المؤسسات عليها لنقل المعلومات بطريقة دقيقة وشفافة أثناء الظروف الاستثنائية. يهدف هذا النوع من التواصل إلى تقليل الأضرار، توجيه الأطراف المعنية، والحفاظ على ثقة الجمهور. لابد من وجود استراتيجية قوية لإدارة وتبادل المعلومات الهامة أثناء حالات الطوارئ في الشركة، أو القضايا العامة، أو الأحداث غير المتوقعة التي قد تضر بسمعة المؤسسة أو عملياتها. يتطلب هذا الأمر تواصلًا سريعًا وواضحًا وفعالًا للحد من المخاطر، والحفاظ على الثقة، وضمان استمرارية الأعمال.
أهمية التواصل المؤسسي أثناء الأزمات
يجب على الشركات والمؤسسات التواصل بفعالية مع الموظفين والجهات المعنية الخارجية.للحفاظ على الثقة فكلما كانت المؤسسة أكثر شفافية، زادت ثقة الجمهور بها، بالإضافة للسيطرة على الشائعات حيث يساعد التواصل السريع والواضح على منع انتشار المعلومات المغلوطة. من خلال إدارة الأزمة بفعالية، يمكن تقليل الأضرار الناجمة عنها، وتعزيز صورة المؤسسة. فالمؤسسات التي تدير أزماتها بشكل احترافي تترك انطباعًا إيجابيًا لدى الجمهور. ولها يجب أن تضع الشركات خططًا لإدارة الأزمات تُمكّن من الاستجابة السريعة لمختلف أنواع الأزمات.
ما هي خطة التواصل المؤسسي في الأزمات؟
هي إطار عمل استراتيجي ومجموعة من الإجراءات التي تضعها المؤسسة للتعامل بفعالية وكفاءة مع تحديات وقضايا الاتصال أثناء الأزمات. تحدد الخطة الخطوات والاستراتيجيات اللازمة لفريق اتصالات الأزمات لضمان التواصل الدقيق وفي الوقت المناسب مع أصحاب المصلحة ووسائل الإعلام والجمهور. تهدف الخطة إلى الحد من الأضرار المحتملة لسمعة المؤسسة مع الحفاظ على الثقة والشفافية مع كل من الموظفين والجمهور.
خطوات أساسية لاستراتيجية ناجحة للتواصل في حالات الأزمات
تعتمد استراتيجية التواصل المؤسسي الفعّالة في أوقات الأزمات بشكل كبير على الاستعداد. فالشركات التي تتمتع بالمرونة خلال الأزمات عادةً ما تضع خططًا متينة، بينما قد تفتقر الشركات التي تتعثر إلى الاستراتيجية اللازمة. من الخطوات الآتي:
تشكيل فريق لإدارة الأزمات: تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين وتوزيع الأدوار داخل الفريق. سيكون هذا الفريق مسؤولاً عن إدارة جهود التواصل خلال الأزمات.
إجراء تقييم للمخاطر: تحديد الأزمات المحتملة التي قد تؤثر على المؤسسة. تقييم احتمالية وخطورة كل خطر للاستعداد بفعالية لمختلف المواقف.
وضع خطة تواصل في حالات الأزمات: وضع خطة شاملة تتضمن استراتيجيات والأدوات اللازمة لتواصل الداخلي والخارجي. حدّد إجراءات لضمان حصول الموظفين على معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب، وأنشئ علاقات مع أصحاب المصلحة مثل المستثمرين أو الهيئات التنظيمية أو المساهمين، تنسيق الجهود معنا لتجاوز الأزمات بنجاح وبأقل الخسائر.
إنشاء قنوات اتصال مع الجهات المعنية: تحديد قنوات اتصال متعددة وإعدادها للوصول إلى جميع الجهات المعنية، بما في ذلك الموظفين والعملاء ووسائل الإعلام. هذا يضمن تواصلًا واضحًا وفي الوقت المناسب أثناء الأزمات.
صياغة رسائل رئيسية: لكل أزمة محتملة، أعدّ رسائل واضحة وموجزة لنقل معلومات دقيقة ومتسقة. صمّم الرسائل لتناسب مختلف الجماهير وقنوات الاتصال، مع تجنب المصطلحات التقنية أو المصطلحات المُربكة.
تعيين وتدريب متحدثين رسميين: اختر أفرادًا موثوقين وذوي خبرة للعمل كمتحدثين رسميين. وفّر لهم تدريبًا على التواصل في حالات الأزمات لضمان قدرتهم على إيصال رسائل واضحة ودقيقة.
وسائل التواصل الاجتماعي: أنشاء أنظمة مراقبة لوسائل التواصل الاجتماعي والأخبار وغيرها من المنصات للبقاء على اطلاع والاستجابة السريعة للأزمات الناشئة. عالجوا المخاوف والأسئلة مباشرةً.
التصرف بسرعة وشفافية: استجب فورًا عند حدوث أزمة. اعترف بالمشكلة، وقدم المعلومات الأولية، وأبقِ أصحاب المصلحة – الموظفين والعملاء ووسائل الإعلام – على اطلاع دائم بالمستجدات. الشفافية ضرورية للحفاظ على الثقة ومعالجة المخاوف بسرعة.
تصحيح المعلومات المغلوطة: أظهر تعاطفك مع المتضررين، وتصحيح أي معلومات خاطئة قد تظهر. اعترف بالمخاوف وقدم تحديثات واقعية ودقيقة لمنع التصعيد.
مراجعة الأزمة والتعلم منها: بعد انقضاء الأزمة المباشرة، قم بإجراء مراجعة لتقييم الاستجابة. اجمع الملاحظات، وحدد جوانب التحسين، وحدّث خطة التواصل في حالات الأزمة وفقًا لذلك.
ومن خلال اتباع هذه الخطوات، تستطيع المنظمات والمؤسسات إعداد نفسها للتواصل بشكل فعال في مواجهة الأزمات، مما يخفف الأضرار ويحافظ على الثقة مع أصحاب المصلحة.
لماذا تختار مجموعة المستشار سلطان الحكمي؟
في عالمنا المعاصر، تعتمد إدارة الأزمات الناجحة للشركات الكبرى وغير الربحية على التواصل. ولهذا نساعدكم من خلال التواصل المؤسسي على مواجهة أي أزمة من خلال بناء استراتيجية عمل مبنية على المرونة والاستعداد للتغلب على أي موقف قد تواجهونه. نركز على المراحل الأربع للأزمة: الاستعداد، الاستجابة، التقييم، والتطوير، والتي تُشكل جميعها جزءًا من سلسلة متواصلة. الاستفادة من الأزمة بعد مرورها أساسي لتطور أي مؤسسة. كما أن الإدارة التنظيمية القوية يمكنها اكتشاف المشكلات قبل أن تصبح خطيرة من خلال التواصل الخارجي، كما أن الشركات التي تتمتع بتواصل تصاعدي توفر بيئة عمل آمنة وتعزيز روح التعاون والكفاءة التشغيلية في الأزمات. فبناء استراتيجية متطورة، وضع خطة طوارئ واضحة،و تدريب الموظفين على أساليب الاستجابة السريعة، وتطوير سياسات تواصل فعالة، يساهم ذلك في مواجهة التحديات والأزمات. لذلك يمكنك التواصل معنا للحصول على استشارة مع فريق العمل لدينا لتحسين وتطوير التواصل المؤسسي في الأزمات.
وختاماً، التواصل المؤسسي الفعال أثناء الأزمات ليس مجرد خيار، بل هو ضرورة لضمان استقرار المؤسسات ونجاحها. من خلال الاستراتيجيات الصحيحة، يمكن للمؤسسات تجاوز الأزمات بأقل الخسائر الممكنة بل وحتى الخروج منها أقوى.
الأسئلة الشائعة
ما هو التواصل في الأزمات المؤسسية؟
التواصل في الأزمات هو الاستراتيجية التي تستخدمها المؤسسة لمواجهة أي مشكلة صعبة أو اضطراب في الأعمال يهدد سمعة الشركة أو يهدد بانهيار ثقة الموظفين في المؤسسة.
ما دور التواصل في مختلف العلاقات بين المؤسسات؟
التواصل الفعّال في بيئة العمل هو أساس النجاح، فهو ليس مجرد تبادل للمعلومات، بل هو عنصر حيوي لبناء بيئة عمل منتجة وإيجابية. لأنه يساهم التواصل الواضح لتيسير العمل الجماعي، وتنسيق الجهود بين الأفراد والأقسام المختلفة. بناء الثقة فعندما يشعر الموظفون بأنهم مسموعون و مفهومون، تزداد الثقة بينهم وبين الإدارة، مما يعزز الولاء والانتماء. كما أنه يزيد من الإنتاجية ويقلل من سوء الفهم والأخطاء، مما يوفر الوقت والجهد، ويزيد من كفاءة العمل، كما أن بفضل التواصل الفعال يصبح من السهل تحديد المشكلات وإيجاد حلول فعّالة لها.
