لا شك أن نجاح أي منظمة أو شركة قائم على ركيزة أساسية وهي الاتصال المؤسسي بين الأطراف المختلفة، فهذا الاتصال يلعب دورًا محوريًا في نجاح وازدهار الشركات والمنظمات، حيث يساهم في بناء الهوية المؤسسية وتعزيز الشفافية والمصداقية. في المملكة العربية السعودية، يشهد الاتصال المؤسسي تطورًا كبيرًا مدفوعًا برؤية 2030 التي تعزز التحول الرقمي وتحسين مستوى التواصل بين الجهات المختلفة. لماذا الاتصال المؤسسي مهم هذا ما سنتعرف عليه؟
ما هو الاتصال المؤسسي؟
التواصل المؤسسي هو عملية تهدف إلى بناء علاقات قوية بين الكيان وجميع الأطراف المعنية بها، سواء كانوا داخل المنظمة (موظفين، إداريين) أو خارجها (عملاء، شركاء، إعلام ). يتم ذلك من خلال تبادل المعلومات والأفكار بشكل فعال في جميع الاتجاهات (من الإدارة إلى الموظفين، من الموظفين إلى الإدارة، وبين الموظفين أنفسهم). يهدف هذا التواصل إلى تحقيق التعاون، فهم احتياجات كل طرف، والتكيف مع الظروف المحيطة، مما يساهم في تحقيق أهداف المؤسسة بنجاح.
أهمية الاتصال المؤسسي
في ظل التغيرات والتطورات في عالم الأعمال اليوم أصبح الاتصال هو الوسيلة للحفاظ على المؤسسات والشركات لضمان النمو والنجاح المستدام على كافة المستويات. ويعتمد النجاح المؤسسي اليوم على مدى قدرة الإدارة في إنشاء صورة ناجحة أمام الجمهور والشركاء والمساهمين والمستثمرين وأصحاب المصلحة الآخرين. وحيث تتولى إدارة الاتصال المؤسسي في الشركات تنسيق عمليات الاتصال الداخلية والخارجية للحفاظ على هويتها، وسمعة المؤسسة، وتعزيز وزيادة الثقة لدى العملاء والمستثمرين، وكذلك أصحاب الحقوق.
أهداف الاتصال المؤسسي
يتم إعداد استراتيجيات هذا الاتصال لتحقيق الأهداف الآتية:
- أن تكون الأعمال منظمة لتحقيق النمو والنجاح عن طريق تنظيم وإعداد الهياكل الداخلية أكثر فعالية وكفاءة لتسهيل تبادل المعلومات حول أهداف ورؤية من منظمة للموظفين، وكيفية تحقيق النجاح.
- تحسين وتعزيز سمعة الشركة أمام الجمهور والقطاع العام والخاص والمساهمين والمستثمرين، من خلال توفير تقرير السنوية ونشرها في وسائل الإعلام المختلفة.
- يساعد الاتصال الداخلي الموظفين على فهم أهداف المؤسسة ونتائجها، مما يمكنهم من المساهمة بشكل أفضل في تحقيقها. كما أنه يشجع على تبادل الأفكار والآراء بين الموظفين، مما يعزز التعاون والعمل الجماعي. فعندما يشعر الموظفون بأنهم مطلعون على ما يجري في المؤسسة، فإن ذلك يزيد من ثقتهم بها وولائهم لها.
- بناء صورة إيجابية للكيان والمنظومة وكسب ثقة الجمهور من خلال إظهار الأداء الحالي والتخطيط للمستقبل، وتوثيق الإنجازات المؤسسة وتقدم بيانات شفافة حول أدائها. كما أن صياغة رسائل واضحة ومؤثرة تشرح رؤية المؤسسة وأهدافها المستقبلية تجذب اهتمام الجمهور وأصحاب المصلحة سواء كانوا شركاء أو مستثمرين .
- يزيد الاتصال من التماسك والتعاون بين جميع الأفراد مما يسهم في تأسيس بيئة عمل صحية في الشركات والمؤسسات، و مما يضمن عمل جميع الأفراد معنا لتحقيق الأهداف المشتركة.
ما هي أنواع الاتصال المؤسسي؟
هناك ثلاثة أنواع رئيسية وهي الآتي:
1. الاتصال التسويقي
هو عبارة عن توجيه إلى الأسواق الخارجية للتعبير عن صورة العلامة التجارية. وهي تشمل المواد الترويجية والإعلانات ووسائل التواصل الاجتماعي ونصوص المواقع الإلكترونية والمدونات والأوراق البيضاء والاتصالات عبر البريد الإلكتروني والترويج للمبيعات وما إلى ذلك.
2. الاتصال التنظيمي
الاتصالات التنظيمية مجموعة متنوعة من الأساليب التي تستخدمها المنظمة للتواصل مع مختلف الجهات، سواء داخلية أو خارجية. تهدف هذه الاتصالات إلى بناء صورة إيجابية للمنظمة وتعزيز علاقاتها مع الجمهور. وتهدف إلى إيصال أخبار وإعلانات المنظمة إلى وسائل الإعلام، كما أنها تركز على بناء علاقات إيجابية مع الجمهور المستهدف، بما في ذلك العملاء والموردين والمجتمع المحليين، بالإضافة لإطلاع المستثمرين على أداء المنظمة وخططها المستقبلية، وجذب أفضل الكفاءات للعمل في المنظمة.
3. الاتصال الإداري
يشتمل الاتصال الإداري في الغالب على الاتصالات الداخلية في المنظمة والتي تشمل التخطيط والتفويض وتحديد الأهداف وإصدار الأوامر بشأن العمل الذي يتعين القيام به. على سبيل المثال، يجتمع المديرون معًا لتحديد الأهداف والنتائج الرئيسية للربع التالي ثم يفوضون العمل للموظفين.
هيكل الاتصال المؤسسي
هيكل الاتصال المؤسسي هو الإطار الذي يساهم في تنظيم وتنفيذ العمليات الاتصالات داخل وخارج المؤسسة. يشمل على عدة عناصر رئيسية تسهم في تحقيق أهداف المؤسسة بشكل فعال ومنظم. من بين هذه العناصر:
- الهيكل التنظيمي: يشمل هذا إعداد الهيكل التنظيمي لتحديد الأقسام والوحدات المسؤولة عن تنفيذ استراتيجيات العمل داخل المؤسسة، بما في ذلك تنظيم وتطوير قسم العلاقات العامة، وقسم الاتصال الداخلي، وقسم الإعلان والتسويق.
- توزيع الأدوار والمسؤوليات: يعمل هيكل الاتصال المؤسسي على تحديد واضح لدور كل قسم ووحدة داخل المؤسسة، وتوضيح نطاق مسؤولياتهم واختصاصاتهم. هذا الهيكل يساهم في تنظيم سير العمل وتحقيق التكامل والتنسيق بين مختلف الأقسام، مما يعزز من كفاءة الأداء المؤسسي.
- سلاسل القيادة والتواصل: يساعد هيكل الاتصال المؤسسي في تحسين تدفق المعلومات داخل المؤسسة، بين القيادة والإدارات المختلفة والمستويات الإدارية.
- استراتيجيات التواصل الداخلي والخارجي: تحديد وتطوير استراتيجيات التواصل الداخلي بين الموظفين واستراتيجيات التواصل الخارجي مع العملاء والشركاء والجمهور الخارجي، تزيد من نجاح واستدامة الشركات والمؤسسات.
- نظم الاتصال والتقنيات: يتضمن هيكل التنظيم اختيار أنظمة و التقنيات الاتصال المناسبة التي تدعم العمل، مثل أنظمة إدارة العلاقات مع العملاء، ومنصات الاتصال الداخلي، ووسائل التواصل الاجتماعي، وغيرها.
- آليات التقييم والتحسين: يُساهم تصميم الاتصال المؤسسي في وضع أُطر لتقييم ومتابعة فعالية التواصل، ويشمل ذلك: استعمال معايير الأداء الرئيسية، والتي تُمكّن من قياس نجاح عمليات الاتصال بشكل عام ، كما أن إجراء التحليلات لمعرفة نقاط القوة والضعف لتحسين الاستراتيجيات ومن ثم تطوير خطط لتحسين الأداء.
استراتيجيات فعالة للاتصال المؤسسي
- بناء الهوية المؤسسية يجب على المؤسسات تعزيز هويتها عبر التواصل الواضح مع الجمهور.
- تعزيز الشفافية والمصداقية عن طريق نشر المعلومات الدقيقة والمحدثة من أساسيات بناء الثقة مع الجمهور.
- استخدام التكنولوجيا الحديثة حيث يشمل ذلك أدوات تحليل البيانات لفهم الجمهور بشكل أفضل.
كيف نساعدك في مجموعة المستشار سلطان الحكمي للاستدامة الاقتصادية في عملية الاتصال المؤسسي؟
لإتقان التواصل المؤسسي، يجب على الشركات تطوير الاستراتيجية لتحسين الاتصال الداخلي والخارجي. ومن المهم أن تعتمد هذه الاستراتيجية على سرد القصة الصحيحة للجمهور في الوقت المناسب. وهذا ما نساعد المؤسسات على القيام به في جلسات التدريب الخاصة بنا. كما أننا نضمن لك بناء استراتيجيات الاتصال الجيدة للتواصل مع الموظفين والجمهور المستهدف والمستثمرين، لزيادة الإيرادات من خلال المبيعات والخطط التسويقية الأكثر فعالية، كما أننا نعمل على إعداد الهياكل التنظيمية للشركات والمؤسسات بما يتوافق مع تطورات وتغيرات السوق السعودي، وغيرها من الخدمات التي تسمو بأعمالك نحو النمو والازدهار. يمكنك التواصل معنا للاستشارة و للحصول على خدمة من خدمات مكتبنا.
وختاماً، الاتصال المؤسسي هو عنصر حيوي في نجاح المؤسسات، خاصة في ظل التطور السريع في السعودية. من خلال تبني استراتيجيات فعالة والاستفادة من التكنولوجيا، يمكن للشركات تعزيز علاقتها بالجمهور وتحقيق أهدافها بكفاءة.
